Veel bijlagen in mail
Medewerkers openen dezelfde soorten PDF's, aanvragen of formulieren steeds opnieuw.
Documentautomatisering met AI
Documenten automatisch laten voorwerken.
Voor MKB-bedrijven die veel PDF's, contracten, formulieren, aanvragen, bijlagen, mails of checklists verwerken. AI leest mee, vat samen, controleert vaste punten en zet acties klaar voor review.
PDF'sContractenFormulierenMailsChecklists
Wanneer is dit zinvol?
Als lezen en controleren steeds hetzelfde patroon heeft.
Documentautomatisering werkt goed wanneer documenten vaak terugkomen, vaste velden of eisen hebben en nu veel handmatige beoordeling vragen.
Vaste controles
Er moet worden gekeken naar ontbrekende velden, datums, bedragen, voorwaarden of handtekeningen.
Vergelijken kost tijd
Documenten moeten naast elkaar worden gelegd of met een checklist worden vergeleken.
Acties blijven liggen
Na het lezen moet iemand taken, labels, mails of updates aanmaken.
Wat bouwen we?
Een documentflow met duidelijke review.
Informatie ophalen
Belangrijke velden, samenvattingen, partijen, datums en onderwerpen uit documenten halen.
Controleren
Vaste eisen, ontbrekende informatie en afwijkingen markeren.
Classificeren
Documenten indelen op type, urgentie, status of vervolgactie.
Omzetten naar werk
Taken, conceptmails, dashboardregels of checklists klaarzetten voor akkoord.
Voorbeelden
Documentwerk dat je niet telkens opnieuw wilt doen.
Contractscan
Belangrijke afspraken, looptijd, afwijkingen en open punten samenvatten.
Aanvraagcontrole
Formulieren en bijlagen checken op compleetheid voordat iemand verder werkt.
Mailbox met bijlagen
Bijlagen automatisch herkennen, lezen en naar de juiste actie sturen.
Dossiercheck
Documenten vergelijken met een vaste checklist en twijfel zichtbaar maken.
Werkwijze
Begin met één documentsoort.
We kiezen eerst een documenttype waar veel herhaling in zit en testen met echte voorbeelden.
- 01
Documenttype kiezen
Bijvoorbeeld aanvragen, contracten, facturen, formulieren of PDF-bijlagen.
- 02
Checklist bepalen
We leggen vast welke informatie nodig is en wat twijfel betekent.
- 03
Pilot bouwen
De tool leest voorbeelden en zet samenvattingen, controles en acties klaar.
- 04
Review en logging toevoegen
Menselijke controle, fouten en uitzonderingen worden zichtbaar gemaakt.
Wat levert het op?
Minder leeswerk, meer grip op uitzonderingen.
Sneller eerste oordeel
De belangrijkste informatie staat klaar voordat iemand het document opent.
Minder gemiste velden
Vaste controles worden consequent uitgevoerd.
Directe opvolging
Documenten worden niet alleen gelezen, maar gekoppeld aan taken of status.
Review bij twijfel
Onzekerheid wordt niet verborgen, maar als reviewpunt getoond.
Veelgestelde vragen
Voor je begint.
Welke documenten kan AI verwerken?
Voorbeelden zijn contracten, formulieren, aanvragen, bijlagen, mails, PDF's, checklists en terugkerende dossierstukken.
Kan AI documenten definitief goedkeuren?
AI wordt vooral gebruikt als voorbereiding en controlehulp. Definitieve goedkeuring kan bij een mens blijven, zeker bij twijfel of risico.
Wat levert documentautomatisering op?
Minder handmatig lezen, minder vergeten controles, sneller overzicht en duidelijkere acties per document.
Kan dit met mijn bestaande mailbox of mappen?
Vaak wel. De eerste pilot kan starten met bestaande voorbeelden uit mail, uploads, mappen of exports.
Contact
Laat één documentproces scannen.
Stuur welk documenttype je nu veel handmatig leest of controleert. Dan bepalen we een veilige eerste pilot.
Direct contact
Mail een beschrijving of stuur WhatsApp met het type document en de controles die nu tijd kosten.